Política y tratamiento de datos personales

PROPÓSITO

ViveSim como establecimiento comercial registrada bajo Persona Natural e identificada con número de NIT 1.092.346.036-6 teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos personales, comprometido con la seguridad de la información personal de sus usuarios, clientes, proveedores, distribuidores, aliados comerciales y público en general, y con la finalidad de dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se establece la “Política de protección y tratamiento de datos personales” (en adelante la “Política”). A través de esta política se da a conocer el procedimiento de recolección y finalidad de los datos personales, así como los derechos de los titulares, los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información por parte de los titulares y el área responsable de atender las quejas y reclamos por parte del titular de la información.
 
DEFINICIONES

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a varias personas naturales determinadas o determinables.
• Base de datos: Conjunto de datos personales organizados sistematizadamente para su posterior tratamiento.
• Autorización: Consentimiento expreso, previo e informado del titular del dato personal, para llevar a cabo un tratamiento.
• Tratamiento: Operaciones o actividades que se pueden realizar con los datos personales, entre las cuales se encuentran: la recolección, uso, copia, transferencia, transmisión o supresión.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.   
• Políticas de tratamiento en materia de protección de datos personales: Se refiere al presente documento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el caso concreto, será ViveSim.
• Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

ViveSim registrada como Persona Natural e identificada con número de NIT 1.092.346.036 asignando como encargado del cumplimiento de la Ley de protección de datos y del tratamiento de estos al área Administrativa con los siguientes datos de contacto:
Correo Electrónico: conectividad@vivesim.com
WhatsApp: 350 564 8081
Página Web: www.vivesim.com
 
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

En el desarrollo y aplicación de la presente política, y en conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son los siguientes:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella, en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en la presente Política.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a unas finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y según los términos de la misma.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

ViveSim, en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos como usuarios, clientes, proveedores, distribuidores, aliados comerciales, público en general, entre otros; recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por ejemplo: nombres y apellidos, dirección, fecha de nacimiento, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, datos familiares, entre otros que considere necesarios para su operación, y que al aceptar esta política usted expresamente autoriza con la finalidad de desarrollar las actividades a continuación referidas:

• Ejecutar las funciones propias de los servicios contratados por los clientes con ViveSim. 
• Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.
• Proporcionar información de nuestros productos, servicios, contenidos y/o ofertas. por medios físicos o a través de nuestra página web, mensaje (sms y/o mms), correo electrónico, llamada telefónica, u otros medios usados para el efecto.
• Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o envío de información que se considere de interés como nuevos productos o servicios y/o Modificaciones en los ya existentes. Por medios físicos o a través de nuestra página web, mensaje (sms y/o mms), correo electrónico, llamada telefónica, u otros medios usados para el efecto., previamente autorizados por el titular.
• Remitir información de tipo Comercial sobre nuestros productos, servicios, ofertas, contenidos, promociones, alianzas, estudios, concursos, por medios físicos o a través de nuestra página web, mensaje (sms y/o mms), correo electrónico, llamada telefónica, u otros medios usados para el efecto., previamente autorizados por el titular.
• Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.
• Actividades de estudios estadísticos sobre mercadeo y conductas de consumo de los usuarios.
• Realizar encuestas de satisfacción, evaluaciones, sondeos y cualquier otro trámite relacionado con el objeto social o de los productos y/o servicios suministrados.
• Compartir con terceros tanto en Colombia como en el exterior que colaboran con ViveSim y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información.
• Ejecutar las obligaciones derivadas de los contratos en los cuales ViveSim es parte.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
• Notificación de cancelación de obligaciones con los terceros.
• Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago a los terceros.
• ViveSim podrá estar en contacto con el titular de los datos personales en caso de existir riesgo frente a la protección de sus Datos Personales.
• Permitir el acceso a la información sobre peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios, clientes, proveedores, distribuidores, aliados comerciales, público en general, entre otros, con ocasión de actividades desarrolladas por ViveSim.
• Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en la relación comercial entre ViveSim y el Titular o Tercero.

A su vez, ViveSim no podrá vender, comercializar, publicar, transferir cualquier dato suministrado por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de ViveSim o archivados en términos seguros a efectos de solo a excepción de existir autorización expresa del titular de los datos, o ante orden judicial emanada de autoridad pública en un estricto deber legal.
 
DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

• Solicitar, conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales de forma gratuita frente a los Responsables del Tratamiento de Datos que hayan sido objeto de Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• Los demás derechos que le asisten en la Legislación Nacional.

 
PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES

 
El titular de la información, podrá en cualquier momento acceder a los datos suministrados, así como solicitar la corrección de los mismos, actualizarlos, suprimirlos o solicitar la revocación de la presente autorización (la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.), en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013; el interesado podrá dirigir un correo a la dirección electrónica conectividad@vivesim.com. El Área Responsable dará respuesta al Titular o al interesado en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, al correo electrónico o dirección física que haya especificado en la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, caso en el cuál el tiempo de respuesta se extenderá en cinco (5) días hábiles adicionales o un total de dos (2) meses desde la fecha del requerimiento si el solicitante no envía la información requerida y se entenderá que ha desistido del reclamo.
Esta comunicación deberá estar suscrita por (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; o (iv) por estipulación a favor de otro o para otro (en adelante y en su conjunto los “Interesados”).

DEBERES DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad a la Ley 1581 de 2012, el Responsable del tratamiento de datos tendrá los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho conforme a la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, en caso de existir, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Responsable del Tratamiento, en caso de existir, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar, en su caso, lo pertinente al Responsable del Tratamiento de datos.
• Suministrar al Responsable del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
• Exigir al Responsable del Tratamiento, cuando existiere, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en Ley 1581 de 2012 y en la presente Política.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012y en especial, para la atención de consultas y reclamos, obligación que se cumple mediante la expedición de la presente Política de Tratamiento.
• Informar al Responsable del Tratamiento, según el caso, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Suministrar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del tratamiento de los datos personales del titular.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 
AUTORIZACIÓN Y RECOLECCION DE DATOS PERSONALES

Las actividades de recolección, uso y almacenamiento de Datos Personales serán realizadas a través de correo físico, electrónico, verbal, dispositivos móviles, páginas web o a través de cualquier mecanismo digital o semejante de comunicación conocido, o a través del suministro voluntario y directo que el titular de los Datos Personales le entrega a ViveSim o al Responsable del Tratamiento, por los diferentes mecanismos antes mencionados para las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.
ViveSim no recolecta Datos Personales de menores de 18 años. Sin embargo, en el evento de requerirlo, solicitará el consentimiento de padres, tutores o representantes legales antes de realizar el Tratamiento. Para el Tratamiento de estos Datos Personales ViveSim o el Responsable de Tratamiento se asegurará de responder y respetar el interés superior del menor de 18 años, (ii) asegurará el respeto de sus derechos fundamentales y, (iii) escuchará al menor para valorar su opinión de acuerdo con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
En el caso de recolectar Datos Personales sensibles, se le informará al Titular que dichos datos corresponden a la categoría de “Datos Sensibles”, con lo cual no se encuentra obligado a autorizar su Tratamiento. En todo caso, ViveSim o el Responsable de Tratamiento le informará expresamente las finalidades para las cuales.
Así pues, la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, formularios de contacto, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual este acto será considerado una conducta inequívoca suficiente para concluir de forma razonable que la autorización fue expresamente otorgada.
ViveSim conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, esta autorización no será necesaria cuando la información se refiera a: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos Públicos; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
 
LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

ViveSim solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento ViveSim o el Responsable del Tratamiento, según corresponda, procederán a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
 
VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política de Tratamientos de datos de ViveSim entra en vigencia a partir de la fecha de creación y publicación de la misma.
ViveSim podrá modificar esta Política cuando lo considere necesario sin notificar al Titular, siempre que las modificaciones no seas sustanciales. Se entenderá como modificación sustancial para los efectos de esta Política un cambio en relación con las finalidades del Tratamiento.